Regolamento della Commissione Etica

1. Fondamento normativo

La Commissione Etica (di seguito “CE”) è l’organo interno previsto dall’art. 14 dello Statuto di AIFIA con il compito di vigilare sull’osservanza del Codice di Condotta, gestire i reclami presentati da utenti e soci e avviare i procedimenti disciplinari.

2. Funzioni (ai sensi dell’art. 14 dello Statuto)

La Commissione Etica:

• promuove la conoscenza e l’aggiornamento del Codice Deontologico; può proporre modifiche o integrazioni da sottoporre al Consiglio Direttivo e all’Assemblea;
• riceve segnalazioni, reclami o esposti relativi a presunte violazioni del Codice da parte dei soci, sia provenienti da altri soci sia da terzi (es. utenti dei servizi erogati);
• esamina d’ufficio eventuali situazioni di incompatibilità o conflitto d’interessi dei soci segnalate dal Consiglio Direttivo o dal Collegio dei Probiviri;
• avvia l’istruttoria sui procedimenti disciplinari: valuta la fondatezza preliminare, contesta formalmente le violazioni, raccoglie memorie difensive, prove e testimonianze;
• tenta la conciliazione o ammonisce verbalmente il socio per infrazioni minori quando ritenuto sufficiente;
• redige una relazione conclusiva e formula proposta di decisione disciplinare al Collegio dei Probiviri; per infrazioni lievi può irrogare direttamente un richiamo scritto o una censura, informandone i Probiviri;
• monitora nel tempo la condotta professionale dei soci e segnala al Consiglio Direttivo eventuali criticità sistemiche o esigenze formative su tematiche etiche;
• fornisce consulenza ai soci su quesiti di natura deontologica o situazioni eticamente complesse;
• collabora con organi esterni in materia di etica professionale e con lo Sportello consumatori per reclami con profili disciplinari.

3. Composizione

Composizione

• Membri effettivi: 3 componenti.
• Supplente: 1 membro supplente facoltativo che subentra in caso di cessazione anticipata di un effettivo.
• I membri della Commissione Etica non possono contemporaneamente
• ricoprire cariche nel Consiglio Direttivo, né nel Collegio dei Probiviri, al fine di garantire la necessaria autonomia di giudizio.

4. Nomina e durata in carica

• I membri sono nominati dal Consiglio Direttivo con delibera motivata e restano in carica quattro (4) anni, rinnovabili.
• In caso di dimissioni o decadenza, il Consiglio Direttivo provvede alla sostituzione nella prima riunione utile.

5. Presidenza e segreteria

• La CE elegge al suo interno un Presidente che convoca e presiede le riunioni.
• Le funzioni di segreteria sono svolte da un componente designato o da personale di Segreteria‑Tesoreria.

6. Convocazioni e quorum

• Riunioni ordinarie almeno due volte l’anno; straordinarie su richiesta di almeno due membri o del Presidente di AIFIA.
• Quorum costitutivo: presenza della maggioranza dei membri in carica.
• Le deliberazioni sono assunte a maggioranza dei presenti; in caso di parità prevale il voto del Presidente.

7. Procedura di gestione dei reclami

1. Invio del reclamo all’indirizzo info*@aifia.it*.
2. Protocollo e preliminare verifica di ammissibilità (entro 5 giorni lavorativi).
3. Istruttoria: raccolta memorie, eventuale audizione delle parti.
4. Delibera sulle proposte di archiviazione o sanzione da trasmettere al Collegio dei Probiviri per la decisione finale.
5. Comunicazione motivata all’interessato entro 30 giorni dalla ricezione del reclamo.

8. Conflitto di interessi

Un componente che versi in situazione di conflitto (es. coinvolto nel reclamo) deve astenersi dall’istruttoria e dalla votazione; è sostituito dal supplente, se nominato.

9. Verbali e trasparenza

Ogni riunione è verbalizzata e i verbali sono conservati nel Libro Verbali della CE.

10. Rapporti con gli altri organi

• Il Collegio dei Probiviri adotta l’eventuale sanzione su proposta motivata della CE.
• Il Consiglio Direttivo riceve le relazioni periodiche e assicura le risorse per il funzionamento della CE.

11. Modifiche al regolamento

Qualsiasi modifica deve essere approvata dal Consiglio Direttivo con maggioranza qualificata dei 2/3 dei presenti e ratificata dalla successiva Assemblea dei Soci.

Per ogni questione non disciplinata dal presente regolamento si applicano lo Statuto di AIFIA e la normativa vigente (Legge 4/2013).

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